領(lǐng)導(dǎo)信箱受理及發(fā)布集群系統(tǒng)建設(shè)方案
第一章 背景
1.1 建設(shè)意義及改進(jìn)內(nèi)容
領(lǐng)導(dǎo)信箱是廣大市民和政府溝通的橋梁，處理好民生民事是民心所向。是解決市民積怨，創(chuàng)建和諧社會的重要手段。根據(jù)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用情況來分析，出現(xiàn)的問題有以下幾點(diǎn)；1、來信和處理部門對應(yīng)不明確，降低的信件的辦理效率。2、缺乏有效的監(jiān)察手段；3、沒有發(fā)揮各職能部門的作用；
1.2 建設(shè)內(nèi)容
基于上述問題，需要建立一套能夠全面實(shí)時監(jiān)管信件辦理情況，全部職能部門參于信件回復(fù)的管理系統(tǒng)；具體建設(shè)功能如下：
1、 各相關(guān)部門能夠接收信息并辦理回復(fù)信件辦理情況；
2、 書記信箱辦理組能自動將部門辦理信件轉(zhuǎn)交各部門在線辦理；
3、 書記信箱辦理組能對各辦理部門的信件進(jìn)行監(jiān)察，包括辦理時長、辦理回復(fù)；
4、 書記信息辦理組有過濾各部門來信，修改信息發(fā)布狀態(tài)，等管理功能。
第二章 領(lǐng)導(dǎo)信箱受理系統(tǒng)設(shè)計
2.1 系統(tǒng)總體設(shè)計結(jié)構(gòu)圖
功能說明：如上圖所示; 網(wǎng)站前臺有書記信箱、各部門領(lǐng)導(dǎo)信箱等多個子站組成，用于接收和發(fā)布網(wǎng)友提交的信件和辦理結(jié)果，公開的信息可直接查看，不公開的信件通過查詢碼提取查看辦理結(jié)果;
當(dāng)書記信箱前臺或各部門網(wǎng)站前臺接收到新信件時，由書記信箱辦理組審核人員對所有信件進(jìn)行過濾，過濾后有三種處理方式，分別為書記信箱辦理組辦理（此類信件是對社會影響重大的信件或典型信件），私密信件，各部門自行辦理（此類信件是一般處理信件）；如果設(shè)為書記信箱辦理組辦理則由相關(guān)人員組織對信件內(nèi)容進(jìn)行審實(shí)處理，并錄入辦理結(jié)果。私密信件由審核人員決定處理方式和辦理流程；各部門自行辦理信件交在審核時明確辦結(jié)期限及辦結(jié)程度；然后由各部門自行處理并錄入辦理結(jié)果；
當(dāng)信件辦理完畢后由審核人員決定信件是否公開或不公開，并發(fā)布到網(wǎng)站前臺；供網(wǎng)友查看處理結(jié)果；
督查組人員可實(shí)進(jìn)查看信件辦理情況；如發(fā)現(xiàn)信件超期或辦理結(jié)果不符要求時，可以短信通知或在線提交督查意見。
督查組人員可按辦理情況統(tǒng)計表發(fā)布信件辦理月通報，季通報，以提高各辦理部門辦理效率。
第三章 領(lǐng)導(dǎo)信箱受理系統(tǒng)設(shè)計
2.1書記信箱及各部門網(wǎng)頁前臺
說明：領(lǐng)導(dǎo)信箱的網(wǎng)頁設(shè)計以親和的暖色調(diào)設(shè)計，主要功能塊有書記簡歷，書記寄語。網(wǎng)頁方式的寫信模塊，來信辦理結(jié)果查看，信件查詢模塊和信件辦結(jié)統(tǒng)計情況；短信方式留言介紹。領(lǐng)導(dǎo)信箱快報刊物及領(lǐng)導(dǎo)信箱答復(fù)情況通報等。統(tǒng)計辦結(jié)情況。詳細(xì)欄目及維護(hù)方式見下節(jié)。
各部門網(wǎng)站前臺按書記信箱欄目類似創(chuàng)建幾套不同色調(diào)的展示模板供各部門選擇，并用于接收網(wǎng)友提交信件及發(fā)布信件辦理結(jié)果；
2.2 領(lǐng)導(dǎo)信箱欄目規(guī)劃
一級欄目 | 二級欄目 | 說明 |
首頁 |
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領(lǐng)導(dǎo)介紹（照片） | 寄語 | 維護(hù)方式：手工維護(hù) |
簡歷 | 維護(hù)方式：手工維護(hù) | |
在線留言 |
| 在線提交 |
來信選登 |
| 標(biāo)記 |
公示公告 |
| 維護(hù)方式：手工維護(hù) |
典型信件 |
| 有代表性的信件 （維護(hù)方式：手工挑選） |
辦件查詢 | 受理查詢 模糊查詢 |
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辦件統(tǒng)計 |
| 維護(hù)方式：系統(tǒng)自動，按月統(tǒng)計網(wǎng)上留言、手機(jī)短信等辦理件數(shù)、辦結(jié)率，同比環(huán)比等情況 |
信訪人評價 |
| 辦件結(jié)束后，發(fā)信人評價，可是選項的如滿意、基本滿足、不滿意；或以文字內(nèi)容方式評價 此欄目過濾有文字描述的信件 （維護(hù)方式：手工挑選） |
使用幫助 |
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第四章 領(lǐng)導(dǎo)信箱受理系統(tǒng)設(shè)計
3.2領(lǐng)導(dǎo)信箱受理系統(tǒng)
3.2.1 信件內(nèi)容
來信內(nèi)容如下分為來信者信息和信件信息詳細(xì)指標(biāo)如下表格所示
來信者個人信息 | |||
姓名 | 性別 | 聯(lián)系電話 | 電子郵箱 |
聯(lián)系地址 | 郵編 | 個人隱私 |
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信件信息 | |||
標(biāo)題 | 正文 | 附件1 | 附件2 |
反映類別 | 問題類別 | 受理編號 | 發(fā)信IP |
來信時間 | 受理狀態(tài) | 辦結(jié)反饋 |
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辦結(jié)評價 |
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以下是信件的發(fā)布狀態(tài)可進(jìn)行設(shè)置，完全公開，只公開標(biāo)題意思是標(biāo)題顯示，內(nèi)容不顯示，發(fā)信人可見意思是只通過查詢碼能看到，不在欄目列表中顯示。前臺不可見意思是指只有管理人員可見，包括發(fā)信人都不可見。
前臺發(fā)布狀態(tài) | |||
完全公開 | 只公開標(biāo)題 | 發(fā)信人可見 | 前臺不可見 |
以下是信件的處理狀態(tài)，有新信件，辦理中，已辦結(jié)和已評價.
新信件 | 辦理中 | 已辦結(jié) | 已評價 |
以下是信件處理流程標(biāo)簽名，有普通信件，普通信件所有角色可見可操作，也可轉(zhuǎn)成私密信件或加辦理信件或垃圾信息，私密信件僅書記角色用戶可見，私密信件可轉(zhuǎn)成其他類型的信件，加急辦理是將信件的優(yōu)先級別提升，暫緩辦理是信件保存到系統(tǒng)中，也不結(jié)束辦理，也不發(fā)布。
普通信件 | 私密信件 | 加急辦理 | 垃圾信息 |
暫緩辦理 |
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反映類別是信件所提交內(nèi)容是哪個所屬分類。
反映類別 | |||
供熱采暖 | 供水排水 | 環(huán)境保護(hù) | 住房問題 |
拆遷管理 | 城鎮(zhèn)建設(shè) | 城鎮(zhèn)管理 | 市容衛(wèi)生 |
市場管理 | 人事編制 | 文化旅游 | 供電問題 |
安全隱患 | 金融證券 | 勞動就業(yè) | 社會保障 |
社會救助 | 科教文衛(wèi) | 財稅審計 | 社會治安 |
道路交通 | 民族宗教 | 農(nóng)村問題 | 林業(yè)畜牧 |
其它問題 |
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信件類型如下分類
信件類型 | |
咨詢 | 心聲 |
建意 | 求助 |
其他 |
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3.2.2 用戶角色及功能
領(lǐng)導(dǎo)角色
領(lǐng)導(dǎo)角色為系統(tǒng)最高角色可以查看含私密信件和所有內(nèi)容，包括統(tǒng)計報表，包括期刊及在線批示等所有內(nèi)容。
審核人員角色
審核人員可將普通信件審核設(shè)置成為私密信件，但設(shè)置成為私密信息后不再有查看私密信件后續(xù)處理情況的功能。
轉(zhuǎn)辦人員角色
轉(zhuǎn)辦人員可將沒有審核過濾信件的權(quán)限，只能看到由審核人員或書記將信息狀態(tài)設(shè)為轉(zhuǎn)辦標(biāo)簽的信件，可編輯打印閱辦單，并將辦理完畢的信息回復(fù)內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中。
編輯期刊人員角色
編輯期刊人員只負(fù)責(zé)編輯刊物可查看除私密信息以外的所有的信件，來編輯期刊。整理領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容。
信息維護(hù)人員
信息維護(hù)人員有編輯發(fā)布領(lǐng)導(dǎo)寄語，工作動態(tài)等一般圖片混排的欄目內(nèi)容。